Wenn Sie den Ordner erstellt und die Gliederung komplettiert haben, dann ist es an der Zeit, den Ordner mit Inhalten zu füllen.
Im Normalfall werden viele Teile des QMs schon in der Praxis vorliegen, nur eben nicht in ein komplettes QM sortiert, sondern an verschiedenen Stellen gespeichert sein. Gehen Sie dabei nach der folgenden Liste vor:
Angaben zu den Räumlichkeiten (1.3)
Gibt es einen Grundrissplan der Praxis? Legen Sie diese im Ordner unter 1.3 ab. Gibt es eine Raumnutzungsliste? Falls ja, heften Sie diese auch unter 1.3 ab.
Angaben zu den Abrechnungsziffern (1.4)
Gibt es eine Liste der genutzten EBM-Ziffern? Falls ja, legen Sie diese im Ordner unter 1.4 ab.
Liste der Mitarbeiter (2.1)
Gibt es eine Mitarbeiterliste in der Praxis? Heften Sie diese unter 2.1 ab.
Arbeitsmedizin (2.2)
Hat Ihre Praxis einen Arbeitsmediziner bestellt? Finden arbeitsmedizinische Vorsorge- Untersuchungen statt? Falls ja, heften Sie alle diesbezüglichen Unterlagen unter 2.2 im Ordner ab.
Qualifikationen (2.3)
Haben MitarbeiterInnen in der Praxis Weiterbildungen absolviert, die eine bestimmte Qualifikation beinhalten (PraxismanagerIn, Hygienefachkraft, Datenschutzbeauftragte Person), dann legen sie die Zertifikate (am besten in Kopie, das Original sollte bei der Person verbleiben) unter 2.3 ab.
Fortbildungen (2.4)Legen Sie alle Fortbildungsbelege für das Praxisteam unter 2.4 ab (am besten in Kopie, die Originale sollten bei der jeweiligen Person verbleiben).
Gesammelte Arbeitsanweisungen (3.2)
Vermutlich liegen in Ihrer Praxis Arbeitsanweisungen vor. Andere Namen für Arbeitsanweisungen sind „Prozesse“ oder auch Verfahrensanweisungen. Es handelt sich dabei einfach um Kurzanleitungen zu bestimmten Vorgängen und Methoden. Heften Sie alle diese Anleitungen unter 3.2 ab.
Hygieneplan (4.1)
Liegt in Ihrer Praxis ein Hygieneplan vor? Legen Sie diesen unter 4.1 ab. Hängen die Hygienepläne in den Räumlichkeiten aus, so heften sie hier Kopien ab.
Sicherheitstechnische Begehungen (4.2)
Finden in Ihrer Praxis Sicherheitstechnische Begehungen durch einen Arbeitsschützer statt, bzw. haben stattgefunden? Dann heften Sie hier die Protokolle der Begehungen ab. Falls Aufgrund solcher Begehungen Maßnahmen getroffen wurden, dann können Belege hierfür auch an dieser Stelle abgelegt werden.
Datenschutz (4.3)
Haben Sie in der Praxis Unterlagen zum Datenschutz oder sogar eine professionelle Datenschutzbetreuung? Heften Sie die zugehörigen Unterlagen hier unter 4.3 ab. Unterschriebene Einwilligungserklärungen etc. der Patienten sollten hier jedoch nicht abgelegt werden.
Gefährdungsbeurteilung für die Praxis (5.1)
Liegt in Ihrer Praxis eine Gefährdungsbeurteilung vor? Dann heften Sie diese unter 5.1 ab. Eine Gefährdungsbeurteilung wird häufig von einer Fachkraft für Arbeitssicherheit erstellt, manchmal auch von einem Arbeitsmediziner und in seltenen Fällen auch vom Praxischef.
Gefahrstoffe (5.2)
Unter 5.2 heften Sie alles ab, was mit Gefahrstoffen zu tun hat. Das wäre ein Gefahrstoffkataster, aber auch die Sicherheitsdatenblätter der Gefahrstoffe oder auch zugehörige Betriebsanweisungen.
Medizinproduktehandbuch (6.1)
Beim Medizinproduktehandbuch 6.1 heften Sie alles ab, was mit medizinischen Geräten zu tun hat. Dazu gehören zum Beispiel, Anleitungen, Kaufbelege, Lieferscheine etc. Prüflisten der Kontrollen einer Elektrofachkraft legen Sie hier nicht ab, diese kommen zu 6.3.
Elektroprüfungen (6.3)
Gibt es Prüflisten zu elektrotechnischen Kontrollen, egal ob für medizinische Geräte oder für Büro- oder Küchengeräte, so heften Sie diese Listen hier ab.
Betriebsanweisungen (6.4)
Alle Betriebsanweisungen für elektrische Geräte legen Sie unter 6.4 ab.
Interne Qualitätskontrollen (7.3)
Unter 7.3 werden die Belege für die Internen Qualitätskontrollen (Mikrobiologie und andere) abgelegt. Listen die älter sind als fünf Jahre dürfen dabei verworfen werden.
Externe Qualitätskontrollen (7.4)
Unter 7.4 legen Sie alle Ringversuchszertifikate ab (Mikrobiologie und andere). Sollten einige der eben genannten Dokumentationen nicht in der Praxis vorhanden sein, so sollte langfristig entsprechend „nachgerüstet“ werden. Bei Überprüfungen durch Kontrollorgane werden die meisten dieser Punkte abgefragt werden.
Was genau abgefragt wird, hängt von der betreffenden Kontrollinstanz ab. So interessiert sich das Gesundheitsamt für andere Dokumentationen als die Kassenärztliche Vereinigung oder die Berufsgenossenschaft.