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Gliederung des QM-Handbuchs

Auf den folgenden Seiten finden Sie die von DIAG WISS vorgeschlagene Gliederung eines QM-Ordners. Dabei finden Sie einmal eine Gliederung rein nach Kapiteln auf einer einzelnen Seite als Übersicht. Auf den beiden darauf folgenden Seiten finden Sie die Gliederung mit Unterkapiteln.

Wir empfehlen, die Hauptkapitel auf jeden Fall zu übernehmen. Es gibt zwar keine klare offizielle Vorgabe für die Gliederung, aber je mehr Urologische Praxen die gleiche Gliederung verwenden, desto leichter ist das System auch für Kontrollorgane zu verstehen.

Wir empfehlen weiterhin, für das QM-System einen Ringbuchordner (oder mehrere) zu verwenden. Hier können Unterlagen schnell abgeheftet und wieder entfernt werden. Viele Unterlagen werden Sie auch digital abspeichern. Versuchen Sie dabei, das QM digital zu „Spiegeln“ also in einem digitalen Ordner die gleiche Gliederung aufzubauen wie im Ringbuchordner.

Im Folgenden noch eine kurze Beschreibung der Inhalte der Ordner.

  1. Praxisaufbau / Organisation

Kapitel 1 beschreibt den Aufbau und die Organisation der Praxis (zu unterscheiden von Punkt 3 – Arbeitsorganisation). Hierzu zählen auch einfache Angaben, wie Adresse, Name des Inhabers usw. Kapitel 1 enthält auch allgemeine Angaben zum Qualitätsmanagement, wie das Bestätigen der jährlichen Aktualisierung.

  1. Mitarbeiterorganisation

Beinhaltet die Liste der Mitarbeiter und alles was mit der Mitarbeiterverwaltung zusammenhängt, also Qualifikationen, Fortbildungen, Einsatzgebiete, Stellenbeschreibungen etc.

  1. Arbeitsorganisation

Unter Arbeitsorganisation ist beschrieben, wie die Arbeit in der Praxis organsiert wird und abläuft. Hierzu dienen Arbeitsanweisungen, die alle Arbeitsabläufe in der Praxis beschreiben sollen. Zur Arbeitsorganisation gehört auch ein Fehlermanagement, das von den KVen auch routinemäßig verlangt wird.

  1. Arbeitsschutz und Hygiene

Dieses Kapitel enthält allgemeine Angaben zum Arbeitsschutz, inklusive der Bestellung einer Fachkraft für Arbeitssicherheit, sowie Angaben zur Hygiene und zum Hygieneplan.

  1. Gefährdungsbeurteilung / Gefahrstoffe

Das Kapitel beinhaltet eine Liste der möglichen auftretenden Gefährdungen sowie die dagegen getroffenen Schutzmaßnahmen (Gefährdungsbeurteilung), außerdem das Gefahrstoff-verzeichnis, die Sicherheitsdatenblätter und die Liste der auftretenden Biostoffe.

  1. Medizinprodukte- / Geräteverzeichnis

Das Kapitel enthält das Verzeichnis der Geräte und Medizinprodukte.

  1. Dokumentation der Qualitätssicherung

Das Dokument enthält die (aktuelle) Dokumentation zur Qualitätssicherung, das beinhaltet die ausgefüllten Checklisten zur internen Qualitätssicherung sowie die Zertifikate der notwendigen Ringversuche.

  1. Kooperationen / Korrespondenzen

In Kapitel 8 sollen die Kooperationen der Praxis beschrieben werden. Zudem können hier Korrespondenzen mit Ämtern und Behörden abgelegt werden, die Bezug auf das Qualitätsmanagement nehmen.

  1. Quellen & Auslagen

Hier werden auslegepflichtige Gesetztestexte abgeheftet, oder mit einem Querverweis auf diese hingewiesen. Auch praxiseigene Auslagen und Vorgaben können hier abgelegt werden.

  1. Ablage / Archiv

Abschnitt 10 fungiert als Ablage. Hier können veraltete Dokumente abgelegt werden, oder alte Fassungen von Arbeitsanweisungen etc. Im Alltag findet dieser Abschnitt keine Beachtung, er kann aber bei der Überarbeitung des QMs von Nutzen sein.

Anmerkung: Das hier vorgestellte QM-System deckt die gesamte Urologische Praxis inklusive Labor ab. Ein gesondertes Labor-QM zu erstellen, halten wir nicht für ratsam, auch wenn das von außen manchmal so angenommen wird.
Das Labor ist in der Urologischen Praxis normalerweise keine vom Rest der Praxis getrennte Arbeitseinheit und sollte daher auch nicht so behandelt werden.